Monday, October 24, 2016

5 สิ่งที่ได้เรียนรู้ จากการดูแลบริษัทภายใต้ภาวะไม่ปกติ - The Zero Blog



ถือเป็นความสูญเสียของชาวไทยทั้งชาติ กับการสวรรคตของในหลวง และก็เป็นสัปดาห์แห่งความยากลำบากในการทำงาน ไม่ใช่แค่กับผมเอง แต่รวมไปถึงชาวไทยทั้งชาติด้วย

ซึ่งเหตุการณ์นี้เกิดขึ้นในสัปดาห์ที่ 2 และ 3 ของการเปิดบริษัทของผมเองพอดี ต้องบอกตามตรงเลยว่า ถือเป็นสัปดาห์ที่ยากลำบาก ทั้งเรื่องของกาย และเรื่องของใจในการทำงานอย่างมาก

อย่างไรก็ดี ในช่วงวิกฤติก็มีโอกาสที่น่าสนใจ โดยเฉพาะการได้เรียนรู้เพื่อรับสถานะการณ์ต่างๆ ในมุมมองที่ต่างออกไป ผมพยายามพูดคุยกับเพื่อนๆ พี่น้อง ที่เปิดธุรกิจของตัวเองเช่นเดียวกัน ถึงการดูแล และการดำเนินงานภายใต้สภาวะเช่นนี้

---------------------------------------------------------

มีหลายเรื่องอยากเล่าให้ฟัง แต่เขียนแบบสรุปจากที่ได้เห็นจากหลากหลายบริษัทกันดีกว่าครับ เมื่อเกิดภาวะไม่ปกติเช่นนี้ เหล่าเจ้าของบริษัทแต่ละรายมีวิธีดูแลธุรกิจอย่างไรกันบ้าง

1. ดูแลลูกค้าให้มากกว่าเดิม : ในช่วงเวลาแบบนี้ ภาคธุรกิจต่างก็จะหยุดเพื่อไว้อาลัย แต่ผมได้พบเห็นเพื่อนๆ ที่ดูแลบริษัทหนึ่งเรียกประชุมหัวหน้าทีมด่วน ไม่ใช่เพื่อรับมือกับเหตุการณ์ แต่เป็นการประชุมเพื่อเตรียมเข้าไปดูแลลูกค้า

ไม่น่าเชื่อว่าในวันต่อมา ทีมขาย ทีม AE ต่างเดินทางเข้าไปพบกับลูกค้าแต่ละราย มาพร้อมกับแนวทางหรือการรับมือ เพื่อเสนอให้กับลูกค้าว่าควรทำอย่างไรในภาวะแบบนี้ ทั้งที่ลูกค้าไม่เคยร้องขออะไร ซึ่งได้ใจพวกเขามาก

2. ดูแลพนักงานให้มากกว่าเดิม : นอกจากลูกค้าแล้ว พนักงานในบริษัทก็เป็นส่วนสำคัญที่สุด บางคนก็ไม่มีจิตใจจะมาทำงาน บางคนก็อยากไปแสดงความอาลัย

บริษัทผมเองประกาศให้พนักงานหยุดได้ 1 วันเพื่อทำงานจากที่บ้าน, บริษัทคนรู้จักท่านหนึ่งประกาศให้ค่าซื้อเสื้อสีดำกับพนักงานคนละ 5,000 บาท, ร้านล้างรถที่รู้จักกันปิดร้านเพื่อให้พนักงานได้ไปที่สนามหลวง

3. วางแผนระยะสั้น, กลาง, ยาว เอาไว้ล่วงหน้า : เพื่อนผมท่านหนึ่งใช้เวลาทั้งวันเพื่อวางแผนการเตรียมตัวเอาไว้สำหรับสิ่งที่จะเกิดขึ้น เขียนบนกระดานไว้เลยว่า 7 วัน, 30 วัน, 6 เดือน จากนั้นลองเขียนช่วงเวลาและสิ่งที่น่าจะเกิดขึ้นหลังจากนี้

ไม่น่าเชื่อว่าหลังจากเขียนเสร็จ พอกลับมามอง Timeline ทั้งหมดบนกระดาน เรามองเห็นภาพและสภาวะอารมณ์ของบ้านเมืองในช่วงต่างๆ ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น วางแผนอนาคตของบริษัทได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

4. ทบทวนระบบการทำงานจากที่บ้าน : สมัยที่ผมทำงานอยู่บริษัทต่างชาติแห่งหนึ่ง เรามีระบบที่เรียกกันว่า BCP (Business Continuity Plan) ซึ่งเป็นแผนงานที่ระบุไว้ว่า บริษัทจะต้องทำงานต่อไปได้ ไม่ว่าจะมีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้นก็ตาม

BCP เคยถูกใช้ช่วงที่มีม็อบปิดกรุงเทพ รวมถึงมีเหตุการณ์น้ำท่วม ซึ่งเมื่อมีการประกาศใช้ BCP แล้ว ทุกคนก็สามารถทำงานจากที่บ้านได้ทันที รวมถึงมีออฟฟิศสำรองเวลาเกิดเหตุไม่คาดคิด แม้จะทำได้ไม่ 100% แต่ก็ถือว่าเป็นการเตรียมตัวที่ดีเอามากๆ

5. พร้อมปรับนโยบายทุกเวลา อย่ายึดติดกับสิ่งเดิมๆ  : หลายบริษัทมามัวยึดติดกับโครงสร้างองค์กร ต้องเป็น CEO เรียกประชุมผู้บริหาร ผู้บริหารเรียกประชุมหัวหน้า หัวหน้าเรียกประชุมพนักงานปฏิบัติ ซึ่งกว่าจะไปถึงพนักงานทุกคนก็ช้าเกินไปแล้ว

การบริหารภายใต้ภาวะไม่ปกติที่ผมชอบมาก คือการได้พบเห็นบริษัทหนึ่งที่ CEO ส่งอีเมล์หาพนักงานทั้งบริษัทภายในไม่กี่ชั่วโมงหลังจากที่เกิดเหตุ เนื้อหาคือบอกสิ่งที่เกิด และแนวทางปฏิบัติเบื้องต้น นโยบายระยะสั้นของบริษัท

ที่เจ๋งคือมีการระบุวันเวลาที่ CEO จะขอแถลงเป็นการภายในกับพนักงานนับหมื่นคนพร้อมๆ กัน ซึ่งก็มีทั้งแถลงผ่าน Internal Web, ผ่านทางสายโทรศัพท์ (เบอร์พิเศษให้โทรเข้ามาฟังได้), ผ่านทีวีภายในบริษัท คือถึงจะเป็นบริษัทใหญ่โต แต่ก็เคลื่อนไหวได้รวดเร็ว น่าประทับใจ


Note : The Zero Blog เป็นบทความแนวจดบันทึก จากการเปิดบริษัทของผม เพื่อเล่าเรื่องราวและจดบันทึกรายสัปดาห์ เชื่อว่าหลายท่านอาจจะได้มุมมองที่ต่างออกไปบ้างไม่มากก็น้อย

อ่านเพิ่ม




Sunday, October 09, 2016

สัปดาห์แรกของการเปิดบริษัทตัวเอง


ตั้งใจว่าจะเขียนบทความสำหรับการทำบริษัทในทุกสัปดาห์ เพื่อแชร์ข้อมูล ประสบการณ์ หรือบ่น (ฮา) ก็ตามอ่านกันได้เรื่อยๆ ครับ

สัปดาห์นี้ถือเป็นการเริ่มต้นชีวิตใหม่ของผม กับการลาออกจากงาน Freelance ที่ทำมา 3-4 ปี มาสู่ชีวิตใหม่กับการเปิดบริษัทของตัวเอง (ซึ่งยังบอกไม่ได้ว่าทำอะไร แต่เดี๋ยวก็คงทราบกันเอง)

การก้าวจาก "พนักงานประจำ" มาสู่การเป็น "Freelance" ก็ถือว่ายากในการปรับตัวอยู่แล้ว

มารอบนี้ต้องเปลี่ยนจาก "Freelance" มาเปิดบริษัทเอง ต้องปรับตัวหนักกว่าเดิมเสียอีก

มีเพื่อนๆ เคยเตือนเอาไว้ว่า ช่วงแรกของการทำบริษัท เราจะยุ่งมาก
ซึ่งในรอบ 7 วันที่ผ่านมา ผมพบว่าตัวเอง "ยุ่งจนไม่มีเวลาทำอะไรเลย"

สิ่งที่ต้องทำในเชิง Operation สำหรับการเปิดบริษัทใหม่

- จดทะเบียบริษัท โอ้โห อันนี้ถ้าคุณไม่มีผู้ช่วยเลย เหนื่อยหนักแน่นอน
- หาทีมงาน สัมภาษณ์คนที่สนใจ แต่ไม่หนักเท่าตอนตัดสินใจว่าจะเลือกใครเข้ามาทำงานด้วย
- จัดการเรื่องสถานที่ทำงาน
- จัดการเรื่องภาษี การจ่ายเงิน การเบิกต่างๆ
- ซื้อคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ทำงานต่างๆ
- การประชุมหารือกับหุ้นส่วน

เอาแค่เรื่องข้างบนนี้ ถ้าคุณเปิดบริษัทโดยไม่มีใครช่วยเลย วันนึงก็ไม่ต้องทำงานแล้วครับ บางอย่างเล็กน้อยจุกจิกมาก แต่ก็ไม่ทำก็ไม่ได้ ทำให้ตอนนี้เวลา 70% ของผมหมดไปกับเรื่อง Operation มากกว่าเนื้องานที่ทำ

วันนึงก็มีนั่งคิดว่า เฮ้ย เราจะทำบริษัทให้ดีได้ยังไง ถ้ามัวแต่มาทำเรื่องพวกนี้

จนในที่สุดผมก็เข้าใจความรู้สึกของเจ้าของบริษัททั้งหลายอย่าง Steve Jobs  ที่จ้างผู้บริหารมาช่วยดูแลเรื่องทั่วไป หรืออย่าง Larry Pages ที่กูเกิลก็มี Eric Schmidt เพื่อให้ตัวคนตั้งบริษัทได้ไปทำในสิ่งที่ตัวเองถนัดมากกว่า

ความสำคัญของ Middle Management เป็นเรื่องละเอียดอ่อน และจำเป็นมากจริงๆ

แต่ถึงอย่างนั้น ก็มีหลายคนแนะนำว่า ถ้าผ่านช่วงเดือนสองเดือนแรกไปได้ ทุกอย่างน่าจะดีขึ้น ขั้นตอนการ Setup บริษัทก็มักจะเป็นแบบนี้ แต่ถ้าเราวางระบบไว้ให้ดี ทุกอย่างก็จะเริ่มทำงานไปได้ด้วยตัวของมันเอง

โดยสรุปแล้ว จากประสบการณ์แค่สัปดาห์แรก ผมก็อยากจะแนะนำว่า ถ้าท่านกำลังคิดจะเปิดบริษัทของตัวเอง ลองหาใครที่ช่วยดูเรื่อง Operation งานต่างๆ ไว้อีกสักคนนึง แล้วดึงตัวเองออกมาทำในสิ่งที่ถนัด เชื่อว่าการมี Middle Management น่าจะช่วยได้ระดับนึงเลยครับ

#TheZero